Estas sete etapas foram escritas após pesquisa em materiais impressos, livros, sites e também baseada na vivência de alguns consultores que nos contaram suas experiências com a implantação de Programa 5S.
Sabemos que cada empresa possui sua cultura e vai promover a implantação seguindo seu próprio caminho. Mas aqui ficam algumas sugestões para ajudar nessa viagem!
Etapa 1 – Sensibilizar a alta administração
Sem esse apoio e comprometimento será impossível alcançar o sucesso. A alta direção deve receber informações bem embasadas sobre os benefícios do programa 5S para a organização.
Etapa 2 – Escolha da equipe de implantação 5S
Uma equipe deve ser formada com, no mínimo, três pessoas de diferentes setores, sendo que uma delas represente a alta administração. A função dessa equipe será de fomentar o Programa por toda a empresa. Os membros deverão ter capacidade de liderança e planejamento, disponibilidade para fazer visitas rotineiras de acompanhamento e conhecimento dos conceitos do 5S para orientar, esclarecer dúvidas e treinar outros líderes.
Os conhecimentos sobre o 5S podem ser adquiridos através de literatura específica, visitas a outras instituições que estejam implantando o Programa, cursos, etc. Treinar a média gerência, formar facilitadores e comitês locais irá gerar um maior compromisso e reforçará o time de pessoas preparadas para conduzir os demais colegas na implantação do Programa 5S diretamente em seus locais de trabalho.
Etapa 3 – Planejamento
A equipe de implantação deve elaborar o cronograma de um plano ação com objetivos definidos, estratégias para alcançá-los e meios de verificação, além de fazer uma previsão de gastos (existem gastos associados ao 5S e custos secundários como pintura de paredes, conserto ou renovação de mobiliário etc, que também devem ser considerados). Todos devem se comprometer com os prazos das tarefas e as responsabilidades distribuídas.
Uma campanha de comunicação deverá ser pensada tanto para difundir os conceitos como para manter a motivação das pessoas. Criação de um mascote, logo, pôsteres, cartilhas ilustradas, revista em quadrinhos (gibi), folhetos e brindes são ferramentas muito utilizadas, bem como matérias e chamadas nos canais internos de comunicação como o jornal da empresa e intranet. Essa campanha deve englobar diferentes etapas como a pré-divulgação, a divulgação da data de lançamento do programa, o treinamento das pessoas, a apresentação dos resultados alcançados e a manutenção do programa.
Etapa 4 – Fotos / filmagem e registros
Antes do lançamento do Programa 5S é importante registrar a situação atual de todas as áreas com fotografias e filmagens (evitar fotografar pessoas nesses locais, para não causar constrangimentos). Devem ser criados também formulários para a avaliação (check-list) de cada etapa do programa em relação a cada um dos locais da empresa. Todo esse material fornecerá dados para um diagnóstico inicial. Assim as pessoas envolvidas poderão discutir falhas, sugerir ações corretivas e de melhoria. Todas as opiniões são importantes. Posteriormente, as fotos também poderão ser usadas como comparativos de antes e depois, motivando a todos na manutenção do que foi conquistado.
Etapa 5 – Anúncio Oficial do lançamento do programa
Após o diagnóstico a direção da organização deve anunciar, para todos os integrantes, a decisão de implantar o 5S. Esse anúncio pode ser feito através de carta aberta, de matéria no jornal interno ou de uma cerimônia. A equipe de implantação pode aproveitar o momento para explicar a todos os objetivos do trabalho, mostrar as vantagens e benefícios do programa, sempre enfatizando a importância da adoção dos conceitos do programa 5S por todos.
O Dia do Lançamento do Programa 5S poderá ser batizado com o nome que mais agradar à equipe (exemplos utilizados: Dia S, Dia do Seiri, Dia D, Dia da Grande Limpeza). Essa data deve ser escolhida de forma que não cause transtornos para empresa, empregados, fornecedores e clientes.
Ao marcar a data é importante providenciar equipamentos de limpeza, proteção individual, descarte e transporte de materiais, além de áreas vazias onde as pessoas irão deixar tudo o que não precisam mais (área do Seiri). Essa área gera um impacto motivacional muito forte, pois o volume de material ali depositado refletirá todo trabalho realizado.
Todos já devem estar devidamente treinados antes do Dia do Lançamento. Portanto a área de descarte já pode estar disponível para quem quiser começar a praticar o primeiro S.
Antes do anúncio oficial, pode-se trabalhar uma pré-divulgação, criando uma expectativa do que será anunciado. O logotipo do programa já deve acompanhar essa comunicação.
Etapa 6 – O Dia do lançamento
Deve ser amplamente divulgado, convidando todos para participar, gerando uma expectativa positiva.
Os líderes deverão coordenar as equipes em suas tarefas de descarte e manter a segurança de todos, mesmo sendo um evento festivo e descontraído.
No dia do lançamento, costuma-se promover um café da manhã ou almoço de confraternização, gincanas, distribuição de brindes, concursos e palestras. Algumas empresas optam por fazer isso antes do Dia do lançamento.
Os membros da equipe de implantação deverão percorrer as áreas, monitorar e apoiar no que for preciso.
A implantação do primeiro S pode durar uma semana, um mês ou mais. Só se deve passar para o S seguinte quando as avaliações de todos os locais alcançarem as metas definida nos formulários.
Etapa 7 – Avaliação
Os formulários de avaliação devem ser utilizados para verificar a aplicação de cada S nos locais da empresa.
Em cada nova etapa o pessoal envolvido deve se reunir para definir atividades, esclarecer dúvidas e citar exemplos.
Com o tempo, cada integrante vai absorvendo a importância dos conceitos e de sua aplicação, tornando a metodologia um hábito no trabalho. Dessa forma, o sistema vai se consolidando naturalmente.
O S mais importante é o último. A manutenção de tudo que foi conquistado. Trabalhar com ordem, limpeza e cuidados deve se tornar um hábito e não mais uma obrigação. Quando isso acontecer, o Programa 5S alcançou plenamente seus objetivos.
E cada participante que o acolheu como forma de agir na empresa, também irá levar seus conceitos para casa, escola, clube ou qualquer outro local que frequentar…
É um aprendizado para o resto da vida!
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LINKS:
http://www.anvisa.gov.br/reblas/procedimentos/metodo_5S.pdf
http://www.esalq.usp.br/qualidade/cinco_s/pag1_5s.htm
BIBLIOGRAFIA:
NATALI, M. Praticando o 5S: na indústria, comércio e vida pessoal. São Paulo: Editora STS, 1995. 101p.
RIBEIRO, H. 5S A Base para a QualidadeTotal: um roteiro para uma implantação bem sucedida. Salvador: Casa da Qualidade. 1994. 115p.
